Um lugar só para todo o atendimento da Santa Clara
Seis pessoas atendendo pelo WhatsApp Web, sem cadastro, sem histórico e sem relatório. A proposta a seguir troca isso por um CRM em que a inteligência artificial faz o primeiro atendimento e entrega o paciente pronto para a equipe marcar.
Santa Clara Centro de OrtopediaÁgua Branca, São PauloOrtopedia, raio-X, fisioterapia, RPG e acupuntura
Role
IA no primeiro atendimentoWhatsApp e Instagram no mesmo lugarHistórico de cada pacienteRelatório em tempo realIA no primeiro atendimentoWhatsApp e Instagram no mesmo lugarHistórico de cada pacienteRelatório em tempo realIA no primeiro atendimentoWhatsApp e Instagram no mesmo lugarHistórico de cada pacienteRelatório em tempo real
Ponto de partida
O atendimento acontece e não fica registrado em lugar nenhum
01de 06
Role para virar o baralho
01
Seis atendentes, seis janelas
Todo mundo no WhatsApp Web. Ninguém enxerga o que a colega já respondeu para o mesmo paciente.
02
Nenhum cadastro do paciente
Não existe ficha nem cartela. O que foi combinado ontem some junto com a conversa.
03
Ninguém sabe quem entrou em contato
Não dá para dizer quantas pessoas chamaram hoje, nem para qual setor cada uma foi.
04
Quem quer marcar fica na mesma fila
O pedido de agendamento e a pergunta de preço chegam misturados. A recepção descobre qual é qual lendo tudo.
05
Sem histórico, sem relatório, sem medição
Não há o que olhar no fim do dia e não há o que comparar no fim do mês.
06
O pico derruba a recepção
Num único dia chegaram 62 mensagens. Vocês puxam gente do agendamento cirúrgico e do faturamento, e mesmo assim transborda para a central telefônica.
“Fica uma loucura e a gente acaba perdendo consulta.”
Recepção da Santa Clara, no levantamento feito com a RDG
A virada
Todo contato entra por um sistema só, e a IA atende primeiro
O número da clínica e o Direct do Instagram passam a cair dentro do CRM RDG. A inteligência artificial recebe, se apresenta, fala da clínica, informa valores, tira dúvida e qualifica o interesse. A equipe só entra quando a pessoa já decidiu marcar.
Visão geral
A conversa vira cadastro sozinha
Cada atendimento fica com nome, canal de origem, o que a pessoa procurava e a etiqueta de interesse. Nada mais depende de alguém lembrar.
O que olhar
A IA transcreve o áudio. O que o paciente gravou chega escrito dentro do atendimento, e ninguém precisa parar para ouvir.
crm.agenciardg.com.br
Fluxo de venda
Como o atendimento vai andar
A RDG faz uma reunião com a equipe para levantar o processo real da clínica e desenhar o funil em cima dele. Esta é a base do desenho.
Role para acompanhar
IAEquipe
1
O contato chega
Pelo WhatsApp da clínica ou pelo Direct do Instagram. Os dois caem no mesmo lugar.
2
A IA faz o primeiro atendimento
Se apresenta, fala sobre a clínica, informa valores, tira dúvida e entende o que a pessoa procura.
3
O card nasce sozinho
A IA cria o card no pipeline, guarda o que colheu e etiqueta o lead como LEAD HOT ou LEAD COLD conforme o interesse.
4
A pessoa quer marcar
A IA reconhece a intenção de agendamento e transfere o atendimento para a equipe responsável.
5
A equipe recebe pronto
O paciente já sabe o valor, já sabe como funciona e já foi atendido. Falta só marcar no sistema que a clínica usa hoje.
As telas
O que a equipe passa a ver todo dia
Doze módulos do CRM RDG, reunidos em três blocos: onde a conversa acontece, como o paciente vira cadastro e o que fica com a clínica no fim. As imagens são telas do sistema em funcionamento, e ao lado de cada uma está escrito o que olhar.
Dados fictícios de demonstração. As telas rodam num ambiente de teste montado pela RDG. Nomes, telefones, documentos e conversas são fictícios ou estão borrados. Nenhuma informação de paciente real, de vocês ou de qualquer outro cliente, aparece nesta proposta.
01
A conversa num lugar só
WhatsApp e Instagram caem na mesma tela, e a equipe conversa dentro dela.
Módulos 01 a 04
01de 12
Central de atendimento
As filas Novos, Meus e Outros separam o que chegou, o que é seu e o que é da equipe. Cada conversa mostra quem está atendendo, e os botões de transferir e concluir fecham o ciclo.
O que olhar
A etiqueta Atendimento IA em cima da conversa e, logo abaixo, o áudio do paciente já transcrito.
Atendimentos
02de 12
Transferência de atendimento
Passa a conversa para uma equipe ou para uma pessoa específica. Quando a mensagem seguinte chega, ela já vem com o nome de quem está atendendo em cima. Duas pessoas falando com o mesmo paciente deixa de acontecer.
O que olhar
A escolha entre equipe e pessoa. Dá para mandar o atendimento para Agendamentos inteiro ou para uma atendente pelo nome.
Transferir
03de 12
Chat interno da equipe
Agendamentos, Atendimento IA, Financeiro, Administrativo e Suporte conversam dentro do próprio sistema, ao lado do atendimento. Some o grupo de WhatsApp paralelo em que a informação se perde.
O que olhar
As cinco equipes na lateral, dentro da mesma tela em que o paciente está sendo atendido.
Chat interno
04de 12
Padrão de envio
Imagem, vídeo, áudio, documento, modelo de mensagem, mensagem rápida, mensagem agendada e nota da conversa. O preparo de exame sai em PDF e a orientação sai em áudio, sempre do mesmo jeito, sem depender de quem está na recepção.
O que olhar
Modelo de mensagem e mensagem agendada no mesmo menu. O texto padrão da clínica sai igual em qualquer turno.
Enviar
02
O paciente vira cadastro
O atendimento vira card, o card vira ficha, e a ficha guarda o histórico.
Módulos 05 a 08
05de 12
Kanban do pipeline
Em espera, Aguardando dados, Agendamentos e Resolvidos. Cada card mostra a etiqueta de interesse, o responsável e o valor.
O que olhar
Criado e etiquetado pela IA. A descrição do card diz que foi ela quem abriu o atendimento, e a etiqueta LEAD HOT mostra o tamanho do interesse.
CRM · Kanban
06de 12
O card aberto
Descrição, contato, valor atribuído, documento, nome completo, e-mail, follow-up, análise do cliente, anotações, anexos e histórico. É a cartela do paciente que hoje não existe em lugar nenhum.
O que olhar
O registro de quem transferiu. A descrição guarda que foi a IA quem passou o atendimento para a equipe.
Card do contato
07de 12
O mesmo pipeline em lista
Identificador, título, descrição, etapa, situação, responsável, vencimento e valor. Quem prefere ler em planilha lê em planilha, sem trocar de sistema e sem exportar nada.
O que olhar
As mesmas fases do Kanban viradas em colunas: etapa, situação, responsável e valor.
CRM · Lista
08de 12
Conversas anteriores
Todo o histórico daquele contato, com a data e a equipe que atendeu em cada vez. Abre pelo próprio card. Resolve de vez o “não sei quem falou com essa pessoa antes”.
O que olhar
A data e a etiqueta da equipe em cada conversa passada do mesmo contato.
Conversas
03
O que fica com a clínica
Arquivo guardado, número medido e base própria. É o que sai do atendimento e continua servindo depois.
Módulos 09 a 12
09de 12
Relatório em tempo real
Pendentes, novos e concluídos, capacidade de atendimento, média por dia e desempenho, filtrados por equipe e por período. É o controle que hoje não existe, e é por ele que vocês vão medir se a operação melhorou.
O que olhar
O filtro por equipe e por período no alto da tela. É o que separa o número da recepção do número do agendamento cirúrgico.
Relatórios
10de 12
Arquivos da conversa
Áudio, PDF e imagem trocados naquele atendimento, organizados por data, com tipo e tamanho. O laudo que a paciente mandou continua ali daqui a três meses.
O que olhar
Tipo e tamanho de cada arquivo, separados pela data em que entraram na conversa.
Arquivos
11de 12
Campanhas de disparo
Nome, data, destinatários, canal, situação e relatório por campanha. É o motor da reativação de base: o retorno de quem fez exame, o convite de RPG, o aviso de uma nova especialidade.
O que olhar
A situação de cada disparo e o relatório aberto por campanha.
Campanhas
12de 12
Base de contatos
Nome, telefone, Instagram, e-mail e etiquetas, com importação e exportação. A base sai do celular de cada atendente e vira patrimônio da clínica. Quem sair da equipe não leva a lista junto.
O que olhar
Os botões de importar e exportar. A lista é da clínica, não do aparelho de quem atende.
Contatos
Vamos construir
Dois painéis feitos para a Santa Clara
O sistema de gestão que vocês usam hoje não tem API. Sem API não existe por onde escrever o agendamento lá dentro, então a RDG contorna a limitação com dois painéis próprios. Eles ainda não existem: as imagens abaixo são projeção do que será construído, com números ilustrativos, e não telas em funcionamento.
Painel 1 · Confirmação de agendamento
Projeção
Projeção de interface
A clínica sobe a lista dos pacientes já agendados.
A IA dispara a mensagem de confirmação para todos.
Quem confirma tem a resposta gravada no board automaticamente.
Quem quer cancelar ou remarcar cai direto para um atendente.
Num painel só: quem confirmou, quem cancelou e quem não respondeu.
Imagem meramente ilustrativa do painel a ser construído. Os números não representam resultado de nenhuma operação.
Painel 2 · Reativação de base
Projeção
Projeção de interface
A clínica sobe os números da base.
A segmentação separa por procedimento: consulta, exame, RPG e acupuntura.
O disparo leva cupom de desconto, convite de retorno ou tratamento específico.
A IA segue a conversa de quem respondeu, converte e entrega para a equipe comercial ou de agendamento.
Custo de envio. Na ativação da base, o disparo para quem está parado, a Meta cobra até R$ 0,42 por mensagem enviada, por causa da API oficial e segura. Esse valor vai para a Meta, não para a RDG.
Imagem meramente ilustrativa do painel a ser construído. Os números não representam resultado de nenhuma operação.
Instagram
Quem chama no Direct também é atendido pela IA
O Direct entra como canal do CRM, do mesmo jeito que o WhatsApp. A conversa aparece dentro do sistema. A mesma IA responde, o mesmo card é criado, o mesmo relatório conta, e a equipe segue o atendimento na mesma tela em que já trabalha. Quem veio de um post, de um story ou de um anúncio não fica esquecido numa caixa separada que ninguém abre.
Mesmo atendimento
A IA se apresenta, informa valores e qualifica, exatamente como faz no WhatsApp. Quando o paciente pede uma pessoa, ou o assunto sai do que ela responde, ela transfere para a equipe.
Mesmo pipeline
O card entra no mesmo Kanban, com a origem registrada.
Mesma medição
O relatório mostra quanto do movimento veio do Instagram e quanto veio do WhatsApp.
Cortesia da RDG. O Direct é o terceiro dos três canais já inclusos. Ligar a inteligência artificial nele não tem cobrança separada e não consome canal adicional.
Segurança
Número oficial, dado protegido, IA com limite claro
Vender cuidado com dado de paciente e depois tratar mal esse dado seria contradição. Estes são os limites que a RDG assume no projeto.
API Oficial da Meta
O número da clínica fica conectado pela API oficial, verificado junto à Meta. Conexão não oficial vive sob risco de bloqueio, e um número bloqueado leva junto a agenda do dia.
A IA não pratica medicina
Ela informa valor, horário, convênio, endereço e preparo de exame. Não dá orientação clínica, não sugere conduta e não emite diagnóstico. Toda dúvida clínica é encaminhada para profissional da clínica.
Resultado de exame não sai pelo chat
A entrega de laudo continua pelo caminho que a clínica já usa, com identificação do paciente. O CRM avisa que ficou pronto, não abre o conteúdo.
Cada atendimento tem dono e data
Fica registrado quem atendeu, quando atendeu e o que foi combinado. Esse registro das operações de tratamento é o que a LGPD cobra de quem trabalha com dado pessoal, e hoje a clínica não tem como produzir.
Acesso por pessoa, não por aparelho
Cada atendente entra com o próprio login. Quem sai da equipe perde o acesso no mesmo dia, e o histórico continua na clínica.
Investimento
O que a Santa Clara paga
O que entra sem cobrança separada
Construção e configuração do CRM para a clínica
Reunião de levantamento e desenho do fluxo de venda com a equipe
Configuração da inteligência artificial de primeiro atendimento
Os dois painéis de confirmação e de reativação
Conexão dos três canais
Treinamento da equipe para usar o sistema
Acompanhamento e ajustes do fluxo depois da entrada no ar
Implementação
R$ 4.800 em 12x
12x dentro do contratoCobrada junto com a mensalidade.
R$ 4.000 à vista no PixPara quem prefere resolver de uma vez.
Mensalidade
R$ 1.980 / mês
A condição que muda tudo
A implementação você só paga a partir do terceiro mês. E só se deu resultado.
Os meses 1, 2 e 3 correm pagando apenas a mensalidade. No terceiro mês vocês olham o que aconteceu com o atendimento: deu resultado, a implementação entra na conta e o projeto segue; não deu, o contrato encerra e ela não é cobrada.
Mês 1 a 3Só a mensalidade
No mês 3Vocês decidem
Mensagens trocadas no mês por conta da RDG: 5.000.
3 canaisCampanha e marketing, agendamento e Instagram.
10 usuáriosPessoas com login próprio no CRM.
R$ 30 / mêsPor usuário a mais.
R$ 30 / mêsPor canal a mais.
R$ 0,03Por conversa iniciada pelo paciente, cobrado pela Meta.
Canal é um número de WhatsApp ou uma conta conectada ao CRM. Usuário é uma pessoa com acesso ao sistema.
Fase futura
O que fica para depois
Agendamento automático dentro do sistema da clínica
O sistema de gestão que vocês usam hoje não tem API, então não existe por onde a inteligência artificial escrever um horário lá dentro. Prometer isso agora seria vender o que não dá para entregar.
Ele entra em duas situações: quando a RDG confirmar junto ao fornecedor que existe uma API disponível, ou quando a clínica decidir trocar de sistema. Até lá, a IA entrega o paciente já informado e decidido, e a equipe marca no sistema atual em poucos segundos.
